Een directeur krijgt van een BV een Lexus voor zakelijk gebruik ter beschikking. Privé heeft hij een Audi A7. De directeur vraagt en krijgt een Verklaring geen privégebruik voor de Lexus. Na 9 jaar ontvangt hij een vragenbrief van de Belastingdienst. Hij moet gegevens verstrekken waaruit blijkt dat hij de laatste drie jaar de Lexus op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé heeft gereden.

Tip: Een ter beschikking gestelde auto wordt op basis van de wet geacht ook voor privédoeleinden ter beschikking te zijn gesteld, tenzij blijkt dat de auto op kalenderjaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt. Dat moet belastingplichtige op overtuigende wijze aantonen.

Een sluitende rittenregistratie met de vereiste gegevens is voldoende bewijs. Houdt u geen rittenadministratie bij, dan neemt u een flink risico. Weliswaar kunt u het bewijs ook op andere manieren leveren, maar dat heeft zelden succes en er is geen weg terug. Achteraf een sluitende rittenadministratie opstellen is nagenoeg onmogelijk.

Een geldige rittenregistratie voor een personenauto bevat ten minste de volgende gegevens: merk, type, kenteken en periode van terbeschikkingstelling van de auto. En per rit: datum, beginstand en eindstand van de kilometerteller, beginadres en eindadres, de gereden route indien deze afwijkt van de meest gebruikelijke en het karakter van de rit (zakelijk of privé).